Page 112 - st-proses-otomasyonu-2018-haziran

modernizayon
BURSAGAZ

‘Software AG’nin ARIS programı gerçek anlamda işbirliğine 4. SÜREÇSEL ANALIZLER VE İYILEŞTIRMELER
dayalı bir süreç iyileştirme ortamı sunuyor. Bu program Süreç modelleme esnasında veya sonradan yapılacak analiz
ile süreçlerinizi şeffaf, kontrollü, yönetilebilir ve çevik hale çalışmalarında tespit edilen iyileştirmeye açık alanların,
getirebilirsiniz. İş birimleri ve bilgi teknolojilerinin işbirliği etkilenen tüm süreç sahiplerinin ve BPM ekibinin katılacağı
yapmak için tam anlamıyla ihtiyaç duydukları ve gerçek ortak bir çalıştayda bütünsel olarak ele alınması yararlı
anlamda uçtan uca süreç yönetimine ve IT geliştirmelerine olacaktır. Bu çalıştaylarda öncelikle AS-IS dediğimiz mevcut
olanak sağlayan bir araçtır. ARIS ayrıca işletmelerin riskleri süreç işleyişi masaya yatırılıp hangi adımlarda geliştirme
etkin bir şekilde yönetirken iç ve dış yasal gereklilikleri yapılmak istendiğine ortak karar verilmelidir. Hem
ve standartları güvenli bir şekilde karşılamasını sağlar. fikir olunan yeni işleyiş TO-BE süreç olarak modellenip
(Explore ARIS Products, 2018) onay hiyerarşisinden geçirilmelidir. Bu aşamadan sonra
Süreç modellemeye başlamadan önce sürecin sınırlarının onaylanan yeni süreç, varsa sistemsel geliştirmeler de
önceden belirlenmesinde fayda vardır. Aksi taktirde, tamamlanıp, süreç sahipleri tarafından uygulamaya
‘abc’ sürecine niyetlenirken ‘xyz’ sürecinin sınırları alınabilir. Yapılan iyileştirmeler, süreç çalışmalarının sadece
içine girilebilmekte veya tamamen farklı bir süreç modellemeden ibaret olmadığının bir göstergesi olacağından
modellenebilmektedir. Sınırları belirlemek amacıyla SIPOC yönetim tarafından daha güçlü bir şekilde sahiplenilmesini
dediğimiz ve aşağıda kısaca tanımlanan ingilizce terimlerin sağlayacaktır. Alınacak aksiyonların fayda ve maliyetleri
baş harflerinden oluşan tablo hazırlanmaktadır. analiz edilerek önceliklendirilmesi ve gerçekten ihtiyaç
• Supplier : Sürecin Tedarikçileri duyulanların devreye alınması kaynakların etkin
• Input : Sürecin Girdileri kullanılması açısından önemlidir.
• Process: Sürecin Kendisi
• Output:Sürecin Çıktıları
• Customer : Sürecin Müşterileri KOLAY ZOR
ÖNEMLİ Hemen Yapılmalı Projeler
S İ P O C
ÖNEMSİZ Sonra Yapılabilir Yapılmamalı
Hasta Kayıt Ofisi Hasta Bilgileri Hasta Tedavi Süreçi Sevk Sevk Hastanesi Şekil-5: Aksiyon Maddelerinin Önceliklendirilmesi
İlaç Firması İlaç Tedavi Hasta
Cihaz Firması Cihaz Hasta Yakını
Süreçlerin bir takvim dahilinde analiz edilerek dar
Şekil-3: Örnek SIPOC Tablosu
boğazların tespit edilmesi, standart ve regülasyonların
zorunlu kıldığı iç denetimlerde aktif olarak kullanılarak
Modellemede diğer önemli konu ise iş akışları gerekli aksiyonların alınması süreçlerle yönetimde ana
oluşturulurken doğru sorularla süreç sahiplerinin beklentilerdendir.
yönlendirilmesidir. 5N1K dediğimiz soru sorma tekniğinin Süreçlerin optimizasyonu ve dolayısı ile operasyonel
belirli bir sistematik ile uygulanması konudan sapmaları verimliliğin sağlanması kapsamında ele alınabilecek bazı
engelleyerek çalışmalara hız kazandıracaktır. çalışmalar;
• İş yükü analizleri
Æ 5N: Ne, Nasıl, Neden, Nerede, Ne Zaman ve 1K:Kim • Veri yönetimi
• Zaman ve Metot Etütleri
• Maliyet Analizleri
• Sistemsel Analizler

5. SÜREÇLERIN DIĞER UYGULAMALARLA
ENTEGRASYONU
Süreçler tamamlandıktan sonra şirketteki diğer
uygulamalarla ilişkisinin kurulması, diğer deyişle
entegrasyonunun sağlanması gerekmektedir. Böylece,
büyük resim görülmüş ve BPM’in amaçlarından biri olan
bütünsellik sağlanmış olur. BPM programlarında bu ilişkiyi
kurmak için tasarlanmış özel diyagramlar mevcuttur. Bu
diyagramlar vasıtasıyla; Strateji, süreç, performans, sistem,
risk, mevzuat, ISO standartları ve dokümanlar arasında
bir bütünlük sağlanmış olmaktadır. Bu entegrasyon
sağlandıktan sonra herhangi bir strateji, standart veya
mevzuat değiştiğinde hangi süreçlerin etkilendiği veya
süreçlerdeki güncellemelerin sistemleri, dokümanları,
riskleri veya şirket performansını hangi yönde etkilediği
Şekil-4: ARIS’te İş Akış Modelinden Bir Kesit görülebilmektedir.

108 ST Proses Otomasyonu Haziran 2018